「電話が鳴るたびに作業が止まる」「請求書と経費精算が月末に溜まる」「勤怠の集計だけで半日かかる」。少人数の会社ほど、ひとりが何役も抱えて、本来の仕事に手が回らなくなります。
人を増やすのが一番の解決策に見えますが、採用には時間もお金もかかります。その前に、道具に任せられる仕事を道具に任せるだけで、毎月の手間は大きく減らせます。この記事では、会社や組織を回すうえでよくある悩みごとに、AIやクラウドサービスで仕事を減らす方法を整理します。
- 01まず「何に時間を取られているか」を書き出す原因が分かれば、選ぶ道具は自然に決まります。
- 02採用の前に、道具で減らせる仕事がある電話・経理・勤怠・会議の記録は、任せやすい代表です。
- 03一度に全部ではなく、一番困っている所から無料プランやトライアルで試してから決めます。
01手が回らない原因を書き出す
「忙しい」という感覚のままでは、何から手をつければよいか分かりません。1週間だけ、仕事を中断させたことや、繰り返している作業をメモしてみてください。多くの会社で、次のような作業が上位に並びます。
- 電話対応。営業電話も含めて鳴るたびに手が止まり、集中が途切れる
- 請求書・経費精算・記帳。月末や決算前にまとめて処理し、ほかの仕事が止まる
- 勤怠の集計と給与計算。表計算ソフトへの手入力と確認に時間がかかる
- 会議の記録と共有。議事録づくりや「言った・言わない」の確認に追われる
どれも、会社の売上を直接は生まないのに、止めることはできない仕事です。だからこそ、道具に任せる効果が大きくなります。
02悩み別・仕事を減らせる道具
よくある悩みと、その悩みを減らせる道具の種類を並べると次のとおりです。
| こんな悩み | 減らせる道具 | 任せられること |
|---|---|---|
| 電話番で作業が止まる | 電話代行・AI電話 | 電話の一次対応と、用件の記録・通知 |
| 外出先や自宅で会社の電話を受けたい | クラウドPBX・03番号アプリ | スマホで会社の番号の発着信・内線 |
| 自宅の住所を会社の住所にしたくない | バーチャルオフィス | 登記や名刺に使える住所、郵便物の受け取り |
| 記帳や決算の準備が溜まる | 会計ソフト | 銀行・カード明細の取り込みと仕訳 |
| 請求書の作成と送付に時間がかかる | 請求書発行サービス | 請求書の作成・送付・入金の確認 |
| 領収書の精算が面倒 | 経費精算システム | 領収書の読み取りと申請・承認 |
| 勤怠の集計と給与計算が大変 | 勤怠管理・給与計算 | 打刻の集計と給与・明細の計算 |
| 会議の記録が追いつかない | AI議事録ツール | 録音の文字起こしと要約 |
| 営業の進み具合が見えない | 営業支援(SFA/CRM) | 顧客と商談の記録・共有 |
どの種類にも多くのサービスがあり、料金の決まり方やできることが少しずつ違います。当社が運営する中小企業向けAI・SaaS比較サイト「ビズピタ」では、こうしたサービスを、公式情報にもとづく同じ基準で比べられます。
03電話：電話番から離れる
少人数の会社で、真っ先に手を打ちたいのが電話です。電話は相手の都合でかかってくるため、どんなに集中していても作業が止まります。社長自身が電話番をしている会社も少なくありません。
人が出る「電話代行」と、AIが出る「AI電話」
電話代行は、専門のオペレーターが会社名で電話に出て、用件をメールやチャットで知らせてくれるサービスです。取引先からの大事な電話に、人がきちんと応じてくれる安心感があります。AI電話は、AIが音声で応答し、用件を聞き取って記録します。営業電話をふるい分けたり、夜間や休日の電話を受けたりするのに向いています。
どちらが合うかは、かかってくる電話の中身と件数で決まります。違いと使い分けはビズピタの「電話代行とAI電話の違い」で詳しく解説しています。料金や基本料に含まれる件数は「電話代行サービス比較」と「AI電話対応サービス比較」で比べられます。どちらを選べばよいか迷う場合は、4つの質問に答えるだけの「電話代行・AI電話かんたん診断」も使えます。
どこにいても会社の電話を受ける
外出や在宅勤務が多い会社では、クラウドPBXを使うと、スマホのアプリで会社の番号の電話を受けたりかけたりできます。固定電話の前に誰かが座っている必要がなくなります。
04経理・請求：月末のまとめ作業を減らす
経理の手間が膨らむのは、紙や表計算ソフトの情報を、あとから手で写しているからです。会計ソフト・請求書発行・経費精算をクラウドサービスでつなぐと、入力は一度で済み、銀行やカードの明細も自動で取り込めます。
制度への対応という点でも、道具の力を借りる意味は大きくなっています。2023年10月に始まったインボイス制度では、決められた項目を記載した適格請求書の発行と保存が求められます。電子帳簿保存法では、メールやWebで受け取った請求書などの電子取引データを、2024年1月から電子のまま保存することが必要になりました。手作業でこれらを守り続けるのは、少人数の会社ほど負担になります。
ビズピタでは「会計ソフト」「請求書発行」「経費精算」をそれぞれ比べられます。すでに使っている会計ソフトがある場合は、それと連携できるかを先に確かめると、あとで困りません。
05勤怠・給与：集計と計算を自動にする
従業員がいる会社では、労働時間をタイムカードやパソコンの記録など、客観的な方法で把握することが法律で求められています。紙のタイムカードを表計算ソフトに打ち直し、残業代を計算して給与明細を作る、という流れは、ミスが起きやすいうえに時間もかかります。
勤怠管理システムでスマホやパソコンから打刻すれば、集計は自動になります。給与計算ソフトと連携させると、勤怠の結果をそのまま給与に反映できます。ビズピタの「勤怠管理」と「給与計算」で比べられます。
06会議・営業：記録と共有を道具に任せる
会議の議事録は、AI議事録ツールを使えば、録音から文字起こしと要約までを自動で作れます。書く人が会議に集中できるうえ、参加していない人にも内容をすぐ共有できます。
営業の進み具合が担当者の頭の中にしかない状態も、組織の悩みになりがちです。営業支援(SFA/CRM)で顧客と商談を記録しておけば、担当が休んだり辞めたりしても引き継げます。「AI議事録ツール」「営業支援(SFA/CRM)」も比較できます。
07道具選びで失敗しないために
- 一番困っている所から1つずつ。一度に入れ替えると、使い方を覚えるだけで手一杯になります。
- 無料プランやトライアルで試す。画面の分かりやすさは、実際に触ってみないと分かりません。
- 人数や件数で料金を試算する。月額の安さだけで選ぶと、人や件数が増えたときに高くつくことがあります。
- ほかの道具とつながるかを確かめる。会計・請求・勤怠・給与は連携できると手間が大きく減ります。
- 社内の担当者を決める。入れて終わりにせず、使われているかを誰かが見守ると定着します。
08よくある質問
- Q何人くらいの会社から、道具を入れる意味がありますか？
- Aひとりの個人事業主でも意味があります。電話代行や会計ソフトは、ひとりで何役もこなしている人ほど、取り戻せる時間が大きくなります。
- QAI電話で受けると、取引先に失礼になりませんか？
- A大事な取引先からの電話が多いなら、人が出る電話代行のほうが安心です。営業電話のふるい分けや夜間の受付のように、用件が決まっている電話ならAI電話でも十分に対応できます。
- Q無料プランだけで足りますか？
- A人数や件数が少ないうちは足りることもあります。上限を超えたときの料金と、有料プランに移るときの手間を、先に確かめておくと安心です。
- Q道具を入れるときに補助金は使えますか？
- A国や自治体には、中小企業のITツール導入を支援する補助金があります。対象になるツールや募集の時期が決まっているので、申し込む前に公式の募集要項を確認してください。
- Q社員が新しい道具を使ってくれません。
- A一度に全部を変えず、一番困っている作業から始めると定着しやすくなります。使い方を教える担当者を決めて、紙や表計算ソフトとの二重管理をやめる日を決めるのも効果があります。
09まとめ
少人数の会社で手が回らないときは、人を増やす前に、何に時間を取られているかを書き出してください。電話は電話代行・AI電話、経理と請求は会計ソフト・請求書発行・経費精算、勤怠と給与は勤怠管理・給与計算と、道具に任せられる仕事は多くあります。一番困っている所から1つずつ、試してから入れていくのが失敗しないコツです。
- 手が回らないときは、まず何に時間を取られているかを1週間書き出す
- 電話は電話代行・AI電話・クラウドPBXで、電話番から離れる
- 経理・請求は、会計ソフト・請求書発行・経費精算をつないで手入力を減らす
- 勤怠・給与は打刻から計算までを自動にして、ミスと時間を減らす
- 道具は一番困っている所から、試してから1つずつ入れる
参考資料：国税庁「インボイス制度について」「電子帳簿保存法の概要」、厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
本記事は情報提供を目的としたもので、2026年11月時点の制度にもとづいています。各サービスの料金や機能は変わることがあるため、お申し込みの前に公式情報をご確認ください。ビズピタは当社が運営するサービスです。